Lời khuyên để viết đơn đề xuất tài trợ hiệu quả
Viết một đơn đề xuất tài trợ thành công (nghĩa là được nhận tiền) không phải là một việc đơn giản. Trước khi bắt đầu viết, bạn cần nghiên cứu một số tài liệu và tham khảo bài viết của những chuyên gia. Nhiều tổ chức không có nhân viên có kinh nghiệm viết đơn đề xuất tài trợ để quản lý khoản tài trợ, triển khai chương trình, soạn thảo văn bản, chỉnh sửa – và việc này vô tình đặt lên vai giám đốc điều hành. Nếu bạn đầu tư rất nhiều công sức để viết đơn đề xuất tài trợ mà vẫn không nhận được nguồn tài trợ nào, một số thủ thuật dưới đây sẽ giúp bạn viết đơn hiệu quả:
Lời khuyên chung:
1. Thực hiện theo các hướng dẫn từ nhà tài trợ, không vượt những giới hạn (ví dụ, số trang/chữ, dạng ngân sách, cách trình bày,…)
2. Tìm hiểu thêm xem nhà tài trợ mong đợi gì – dùng những nguồn lực sẵn có của bạn để tìm thêm thông tin từ những nguồn khác.
3. Gọi điện hoặc hẹn gặp, nếu cần, để nói chuyện với người của tổ chức tài trợ để biết thêm thông tin hoặc cố gắng nắm bắt các yêu cầu của nhà tài trợ.
4. Hợp tác với các cơ quan địa phương (liệt kê vào danh mục những nguồn lực hữu ích để tạo ra giá trị tương lai) sẽ giúp bạn rất nhiều trong việc xin tài trợ cũng như triển khai các dự án.
5. Liệt kê những khoản tài trợ mà bạn đã nhận được từ các quỹ tài trợ khác trước đây… [Nêu rõ số tiền đã giúp tổ chức của bạn hoàn thành những việc gì.]
6. Xem lại đơn xin tài trợ trước khi gửi … [Cố gắng tìm người có kinh nghiệm và nhờ họ xem lại đơn trước khi bạn gửi đến nhà tài trợ.]
7. Thậm chí nếu bạn gặp thất bại, hãy thử lại lần sau. Một số nhà tài trợ cấp tài trợ theo kiểu luân phiên, họ có thể đồng ý với cùng đơn đề xuất đó vào lần sau hoặc có thể có thêm tiền tài trợ trong lần tới.
8. Hãy luôn cảm ơn nhà tài trợ một cách thích hợp theo hướng dẫn từ phía nhà tài trợ:
A. Ghi nhận tổ chức/cá nhân tài trợ bằng một thông điệp do bạn tự viết.
B. Theo yêu cầu trong các báo cáo tiến độ và kết quả của việc dùng tài trợ.
C. Thông qua một thông cáo báo chí đăng trên báo – gửi một bản cho nhà tài trợ khi bài viết được đăng báo hoặc ít nhất là bản gốc mà bạn đã gửi đến tòa soạn.
D. Ngay cả khi không được yêu cầu, gửi kết quả có được từ khoản tài trợ này.
Bí quyết từ Richard Male & Cộng sự:
1. Kể những câu chuyện có thật. Bất kể đơn đề xuất ngắn cỡ nào, chúng tôi cũng luôn cố gắng đưa vào ít nhất một ví dụ về những thay đổi trong cuộc sống của người dân mà tổ chức chúng tôi mang lại. Một số đơn đề xuất nêu nhiều câu chuyện hơn, nhưng thậm chí với một đơn đề xuất rất trang trọng, bạn vẫn có thể dùng thư giới thiệu để nói về một tình huống có thực mà tổ chức của bạn đã tạo ra những hiệu quả tích cực. Nó làm cho những con số và những sự kiện khô khan trở nên sống động hơn.
2. Tập trung vào mặt tích cực. Nhân viên của quỹ và người được ủy thác đọc hàng trăm đề xuất, với số liệu thống kê rất nghiêm trọng và những câu chuyện đau khổ. Dù sứ mệnh của tổ chức bạn có cam go thế nào – như giúp đỡ người vô gia cư, cứu thú vật bị ngược đãi, hoặc cố gắng để bảo vệ hành tinh không bị ô nhiễm – điều quan trọng là phải nói về những thành công. Các nhà tài trợ muốn chắc chắn rằng tiền của họ sẽ đóng góp một phần vào giải pháp.
3. Loại bỏ thuật ngữ và từ viết tắt. Không bao giờ giả định rằng người đọc đề xuất của bạn sẽ hiểu được những thuật ngữ và từ viết tắt trong ngành của bạn, hoặc ngay cả khi họ cũng làm việc trong lĩnh vực đó. Ngay cả trong đề xuất tài trợ về vật lý hạt nhân, bạn nên cố gắng giải thích chương trình của bạn để ít nhất mọi người có thể hiểu một cách sơ lược, nếu không thể hiểu chi tiết hơn.
4. Viết trong giới hạn/ phạm vi biên tập. Đừng tìm cách ăn gian bằng cách thu nhỏ chữ và thu hẹp lề trang giấy. Bạn không cần phải nói với các nhà tài trợ mọi chi tiết về các chương trình của bạn hay đề cập đến tất cả giải thưởng mà bạn nhận được trong năm năm qua. Bố cục vừa phải bằng những khoảng trắng và phông chữ dễ đọc sẽ làm cho nhân viên của tổ chức tài trợ và người được ủy thác có cảm tình (ít nhất là đối với những người trên 45 tuổi) hơn là một lá thư dài bằng cuốn sách với cỡ chữ nhỏ phải đọc bằng kính lúp.
5. Viết đơn với quan điểm đây là việc “cấp bách” nhưng không “khủng hoảng”. Hãy chắc chắn rằng bạn trình bày rõ ràng về sự cấp bách của khoản tài trợ này. Trừ khi tổ chức của bạn đang trong khủng hoảng thực sự hoặc bạn thuộc tổ chức cứu trợ (ví dụ như Hội Chữ thập đỏ), đừng viết đơn theo kiểu nếu không nhận được khoản tài trợ này thì tổ chức của bạn sẽ đóng cửa ngừng hoạt động.
6. Đoạn đầu tiên là rất quan trọng. Nhắc đến số tiền trong đoạn đầu tiên để nhân viên tài trợ không phải tìm kiếm số tiền mà bạn cần. Hãy chắc chắn rằng nhà tài trợ sớm biết số tiền bạn cần, vì mục đích gì, trong khoảng thời gian nào, cũng như giải thích tầm quan trọng của số tiền.
7. Tóm tắt các đề xuất có giá trị. Việc ciết một hoặc hai đoạn văn để tóm tắt nội dung đơn xin tài trợ của bạn là việc rất quan trọng. Nếu nhân viên quỹ tài trợ thích thư xin tài trợ của bạn, và muốn giới thiệu nó đến nguồn cấp tài trợ, anh / cô ấy sẽ cần phải viết một bản tóm tắt ngắn cho người được ủy thác (mà người này rất ít khi đọc thư của bạn). Nó làm cho cán bộ chương trình ít vất vả hơn nhiều nếu bạn đã chuẩn bị sẵn một bản tóm tắt (hơn nữa, nó cho phép bạn mô tả chương trình của bạn theo ý bạn).
8. Nộp đơn trước thời hạn. Khi gửi đơn đề xuất tài trợ trước thời hạn, bạn sẽ có thời gian để vận động cho yêu cầu của bạn, hay thay đổi vào những phút cuối, gọi điện thoại, và nhận thư hỗ trợ, tất cả đều giúp nâng cao cơ hội của bạn.
9. Thiết kế ngân sách một cách cẩn thận. Hãy chắc chắn rằng ngân sách được thiết kế hoàn hảo. Các con số phải được tính toán một cách chính xác, các mục đích và mục tiêu phải phù hợp với số tiền mà bạn xin tài trợ. Ngoài ra, xếp những đóng góp bằng hiện vật vào một cột riêng cũng rất có lợi. Điều này cho phép các nhà tài trợ biết bạn sẽ phân bố nguồn lực như thế nào.
10. Viết kế hoạch tự cung tự cấp vào đơn đề xuất. Hầu hết các nguồn tài trợ không muốn tài trợ cho bạn suốt đời. Họ sẽ tài trợ để bạn bắt đầu chương trình và duy trì trong một vài năm. Trong thư này, viết một mục về cách bạn sẽ duy trì chương trình một khi tài trợ hết hạn
Nguồn: www.richardmale.com
Người dịch: Phan Minh Thư (TNV của LIN)
No trackbacks yet.